Công văn, giấy mời họp, các văn bản hành chính chỉ đạo điều hành… trước nay được in ấn gửi qua đường bưu điện thì nay đã được số hóa và chuyển qua đường thư điện tử công vụ.
Công văn, giấy mời họp, các văn bản hành chính chỉ đạo điều hành… trước nay được in ấn gửi qua đường bưu điện thì nay đã được số hóa và chuyển qua đường thư điện tử công vụ. Điều này không chỉ nhanh chóng, kịp thời mà còn tiết giảm được chi phí. Do đó, đặt ra yêu cầu tất cả các cơ quan, đơn vị, cá nhân cán bộ, công chức trong tỉnh phải có địa chỉ thư điện tử và thực hiện trao đổi thông tin qua hệ thống thư điện tử công vụ đang ngày càng được các cơ quan, đơn vị áp dụng.
 |
| Trao đổi thông tin qua hệ thống thư điện tử ngày càng được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan, đơn vị. |
Những năm qua, Sở Thông tin - Truyền thông đã phối hợp với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn Phòng UBND tỉnh tham mưu cho Thường trực Tỉnh ủy, lãnh đạo UBND tỉnh chỉ đạo việc nâng cao ứng dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong trao đổi thông tin và gửi nhận văn bản hành chính. Sau hai năm triển khai thí điểm, thử nghiệm, tính đến tháng 3/2012, Trung tâm Quản lý Cổng thông tin điện tử Lâm Đồng - Sở Thông tin - Truyền thông đã khai báo trên 3.700 tài khoản thư điện tử (mỗi địa chỉ có dung lượng 2 Gb) cho lãnh đạo Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh và các tổ chức cá nhân, đơn vị thuộc tỉnh. Qua đó, chính thức áp dụng việc gửi và nhận thư mời, giấy mời, giấy triệu tập, các báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, thông báo chương trình công tác, đăng ký lịch họp… qua hệ thống thư điện tử giữa UBND tỉnh và các sở, ban, ngành và các địa phương trong tỉnh. Đối với Tỉnh ủy, tất cả các văn bản không thuộc văn bản mật của Tỉnh ủy gửi các cấp, ngành, mặt trận, đoàn thể, các đồng chí là Tỉnh ủy viên, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị liên quan đều được gửi qua hộp thư điện tử công vụ. Mới đây, để ứng dụng có hiệu quả hệ thống thư điện tử này, Tỉnh ủy đã có chỉ đạo yêu cầu kể từ 1/1/2012 thực hiện việc gửi và nhận văn bản giữa Tỉnh ủy với tất cả các cơ quan, đơn vị trong tỉnh phải sử dụng qua hệthống thư điện tử công vụ; và từ 1/3/2012 văn bản phát hành của Tỉnh ủy, Ban thường vụ Tỉnh ủy và Văn phòng Tỉnh ủy sẽ được gửi tới các đồng chí Tỉnh ủy viên qua hộp thư điện tử công vụ cá nhân.
Cùng với hệ thống thư điện tử của Tỉnh ủy, UBND tỉnh đã đi vào hoạt động có hiệu quả, một số cơ quan, đơn vị và địa phương trong tỉnh cũng đã triển khai sử dụng, khai thác hệ thống thư điện tử đạt kết quả cao. Theo Trung tâm Quản lý Cổng thông tin điện tử Lâm Đồng, hiện tại một số cơ quan, đơn vị đã triển khai các tổ chức, cơ sở trực thuộc, thậm chí một số huyện đã triển khai đến cấp xã. Điển hình như Đảng ủy Khối các cơ quan tỉnh đã triển khai cho tất cả các tổ chức cơ sở Đảng, các đồng chí Đảng ủy viên và cán bộ, công chức, viên chức thuộc đơn vị hay Công đoàn viên chức tỉnh cũng triển khai cho tất cả các cán bộ, viên chức và các tổ chức Công đoàn cơ sở trực thuộc. Đáng chú ý, các địa phương vùng sâu, vùng xa như Bảo Lâm, Lạc Dương và Đơn Dương đã đăng ký hộp thư điện tử công vụ cho tất cả cán bộ, công chức, viên chức Huyện ủy, UBND huyện và các cấp phòng, ban đến cấp xã.
Tuy nhiên, qua đánh giá, bên cạnh một số đơn vị ứng dụng ngày càng hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ vẫn còn nhiều đơn vị mới chỉ sử dụng địa chỉ thư điện tử của cơ quan. Mặt khác, do trình độ sử dụng máy tính cá nhân, cũng như việc chưa tuân thủ các quy định về sử dụng và khai thác hệ thống do một số hệ thống máy tính cá nhân của cán bộ công chức cấp cơ sở không được cài đặt phần mềm diệt virus nên có nhiều tài khoản thư điện tử bị nhiễm vi rút và phát tán thư rác. Theo Trung tâm Quản lý Cổng thông tin điện tử, chỉ tính riêng trong quý IV năm 2011 và quý I năm 2012 này có rất nhiều tài khoản thư điện tử bị virus đã phát tán thư rác (Spam) trên hệ thống và gửi ra ngoài khối lượng lớn. Có ngày phát tán khoảng 200.000 thư rác và đã được trung tâm phát hiện, ngăn chặn, xử lý trên hệ thống máy chủ để không xảy ra nghẽn hệ thống, đồng thời, liên hệ hướng dẫn người sử dụng trực tiếp xử lý, khắc phục.
Ông Lê Thanh Liêm - Giám đốc Trung tâm Quản lý Cổng thông tin điện tử Lâm Đồng cho biết: Việc ứng dụng hệ thống thư điện tử công vụ để gửi, nhận văn bản trong thời gian qua bước đầu nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị, vừa tiện lợi nhanh chóng, vừa thực hành tiết kiệm, góp phần cải cách thủ thục hành chính. Bởi để một công văn từ tỉnh về tới huyện ít nhất phải mất một ngày, còn về xã phải mất hai ngày. Đó là chưa kể tiết kiệm văn phòng phẩm, ngày công… Chẳng hạn, Văn phòng UBND tỉnh, thông qua trao đổi gửi nhận thư điện tử công vụ, mỗi tháng đã giảm chi phí trên 10 triệu đồng. Còn việc ứng dụng, triển khai hiệu quả hệ thống thư điện tử tại các cơ quan, đơn vị và các địa phương đang phụ thuộc rất nhiều vào lãnh đạo các đơn vị, vì vậy có địa phương triển khai tốt, có nơi chưa tốt ứng dụng thư điện tử công vụ trong công tác quản lý điều hành.
KHẢI NHIÊN
