Kích hoạt môi trường làm việc điện tử

(LĐ online) - Dịch Covid-19 đã gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động chung của xã hội và chưa có dấu hiệu dừng lại. Để đảm bảo hiệu quả các hoạt động kinh tế - xã hội và phòng chống dịch bệnh, nhiều thay đổi đã được thực hiện; trong đó, có việc kích hoạt môi trường làm việc điện tử.

Các thủ tục hành chính điện tử được đẩy mạnh thực hiện

Hành chính số

Từ khoảng cuối tháng 2, dịch bệnh bắt đầu xuất hiện và có diễn biến phức tạp, Chính phủ đã có những công điện với các nội dung cụ thể liên quan đến phòng dịch. Việc thực hiện các thủ tục hành chính cũng không là ngoại lệ. Ghi nhận tại, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lâm Đồng, trong Quý 1, Trung tâm đã tiếp nhận trên 116 ngàn hồ sơ. Thực hiện yêu cầu chống dịch, Trung tâm đã tập trung ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính. Bà Phạm Thị Minh Hiền – Giám đốc Trung tâm cho biết: Trung tâm đã đẩy mạnh tuyên truyền, hướng dẫn, khuyến khích người dân, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh để hạn chế việc người dân, doanh nghiệp đi lại, tiếp xúc trực tiếp. Hiện, Lâm Đồng đã hoàn hành việc tích hợp, cung cấp 30% các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 của bộ, ngành, địa phương trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Ưu tiên nguồn lực triển khai ngay các dịch vụ công này để phục vụ người dân, doanh nghiệp. Thực hiện kết nối, tích hợp dùng chung hệ thống thanh toán trực tuyến của dịch vụ công quốc gia để đẩy mạnh thanh toán trực tuyến phí, lệ phí, thuế, nộp phạt xử lý vi phạm hành chính, đóng bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm y tế và các nghĩa vụ tài chính khác trong giải quyết thủ tục hành chính. Thực hiện triệt để việc gửi, nhận văn bản điện tử và xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng và bảo đảm hoàn thành việc gửi, nhận văn bản điện tử. Nhờ vậy, lượng người dân đến làm thủ tục hành chính tại Bộ phận một cửa Trung tâm đã giảm hẳn.

Cũng đề cập đến vấn đề này, ông Lê Thanh Liêm – Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông cho biết: Hiện các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố… đã tăng cường sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4. Đồng thời, Sở Thông tin và Truyền thông cũng đã phối hợp với các đơn vị liên quan đẩy mạnh tuyên truyền, cung cấp số điện thoại đường dây nóng thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, chuyển trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính công qua dịch vụ bưu chính công ích. Thực hiện các biện pháp cấp bách phòng chống dịch Covid-19, hệ thống phần mềm để xử lý văn bản đi/đến thông qua phần mềm văn phòng điện tử (eOffice, eGov, VNPT iOffice, TDoffice, Idoc…) đã được cài đặt để cán bộ các cơ quan hành chính Nhà nước có thể làm việc tại nhà. Các văn bản được ký số và chuyển đi trên trục liên thông văn bản của tỉnh và qua mail công vụ.

Theo số liệu thống kê từ Sở Thông tin và Truyền thông, từ đầu năm đến nay, đã có hơn 90 ngàn văn bản điện tử được gửi nhận qua trục liên thông văn bản của tỉnh. Có 875 cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh đã triển khai văn bản lên trục liên thông. Hiện, Sở cũng đã thực hiện hỗ trợ phần mềm trao đổi trực tuyến sử dụng ứng dụng chat có trong phần mềm quản lý các văn bản điện tử hoặc Zalo, Skype, Viber, Telegram… để các đơn vị triển khai họp trực tuyến.

Ghi nhận tại Trung tâm công báo tin học của UBND tỉnh, từ đầu năm đến nay, UBND tỉnh đã phát hành là 3.400 văn bản, đa phần đều dưới dạng văn bản điện tử và tổ chức 22 cuộc họp trực tuyến. Con số này tăng lên rất nhiều so với trước đây. Trung bình hàng năm, UBND tỉnh phát hành khoảng 12 ngàn văn bản nói chung và khoảng 60 cuộc họp trực tuyến.

Còn tại các địa phương, môi trường làm việc điện tử cũng đã thực sự được “kích hoạt”. Đơn cử như tại huyện Lạc Dương, ông Đỗ Đại Dương – Phó Chánh văn phòng UBND huyện, cho biết: “Với việc thực hiện văn phòng điện tử, các phòng ban của huyện và các địa phương đều sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice sử dụng tốt trên giao diện trang web hoặc ứng dụng trên điện thoại thông minh, Ipad. Hệ thống quản lý được luồng văn bản, thời gian, tiến độ thực hiện văn bản được giao chi tiết của từng cơ quan, từng cá nhân; liên thông văn bản đến cấp tỉnh, huyện, xã và các cấp các ngành; xử lý văn bản theo một chu trình khép kín, thuận tiện cho lãnh đạo, chuyên viên trong việc chỉ đạo, điều hành. Như vậy, trong thời gian thực hiện giãn cách xã hội, lãnh đạo địa phương vẫn nắm bắt được từ khâu quản lý văn bản đến và phân công xử lý văn bản, tiếp nhận và phân cho chuyên viên xử lý ngay lập tức, giúp đẩy nhanh tiến độ, tiết kiệm thời gian. Đồng thời, việc áp dụng chữ ký số nên văn bản phát hành điện tử đạt 100% từ cấp huyện đến cấp xã. Cùng với đó, việc UBND huyện Lạc Dương đang tiến hành phòng họp trực tuyến, phòng họp không giấy đã giúp các công việc được tiến hành suôn sẻ và vẫn đảm bảo các quy định trong phòng, chống dịch”.

Thực hiện yêu cầu của UBND tỉnh, các địa phương khác trong tỉnh đều đẩy mạnh sử dụng dịch vụ công mức độ 3, 4 và tiếp nhận hồ sơ, chuyển trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính công qua dịch vụ bưu chính công ích nhằm hạn chế việc tập trung đông người đến thực hiện thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa. Từ đó, góp phần tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức, cắt giảm các chi phí đi lại, chi phí nhân công... Phương án này hiện đang được các địa phương thực hiện góp phần đẩy lùi dịch bệnh Covid-19.

Nhờ đẩy mạnh thực hiện thủ tục hành chính điện tử nên giảm hẳn lượng người dân đến bộ phận một cửa của Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lâm Đồng

Làm việc từ xa

Với những nhân viên của các công ty đa quốc gia hoặc tổ chức nước ngoài, làm việc từ xa không phải là mới, nhưng từ khi xảy ra dịch bệnh, mô hình này được áp dụng triệt để. Thay vì đến văn phòng, việc chuyển các công việc hành chính qua điện tử và triển khai làm việc từ xa là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Ghi nhận tại Công ty TNHH Tâm Thành Khang – Tổng đại lý Prudential tại Đà Lạt, thay vì đến văn phòng làm việc như trước đây, nay Công ty lập các group chung trên zalo và các bộ phận kinh doanh sẽ có các nhóm nhỏ riêng để thuận lợi trao đổi công việc. Các văn bản, giấy tờ được lưu thông qua hệ thống gmail. Bên cạnh đó, Công ty cũng sử dụng Zoom meetings – phần mềm chuyên dụng cho những cuộc họp online với video hoặc voice ở bất cứ đâu miễn là có kết nối internet. Theo người quản lý Công ty, với đặc thù của công ty bảo hiểm nên thông qua phần mềm này công ty vẫn có thể hỗ trợ đội ngũ tư vấn viên hiện có và đào tạo, huấn luyện đội ngũ tư vấn viên mới. Nhờ vậy, làm việc từ xa song các nhân viên vẫn đảm bảo doanh số và tiến độ công việc.

Trước những khó khăn chung của nền kinh tế và những yêu cầu cấp bách về cách ly phòng chống dịch, nhiều đơn vị buộc phải cắt giảm nhân sự. Cùng với đó, các giải pháp ứng dụng số hóa trong sản xuất, kinh doanh cũng được thực hiện. Anh Võ Thành Luân - Chủ cơ sở sản xuất xà bông Nhà của thời thanh xuân cho biết, sau khi buộc phải cắt hẳn đội ngũ nhân sự, đơn vị này chọn giải pháp tối ưu hóa hệ thống, chuyển về các kênh online, đẩy mạnh hoạt động của trang Website hoặc fanpage để tăng lượng khách hàng và được quản lý chặt chẽ. Thông qua phần mềm quản lý riêng, các khâu quan trọng sẽ được kiểm soát để đảm bảo không sót các đơn hàng, cũng như hàng xuất, nhập vào kho để kiểm tra và tránh thất thoát. Mọi khâu vận hành đều được triển khai trên môi trường điện tử.

Còn tại HTX Sunfood Đà Lạt, ông Phạm Ngọc Thạch - Chủ tịch Hội đồng Quản trị cho biết hiện đơn vị này đang cung ứng các mặt hàng rau của Đà Lạt tại 8 siêu thị, 4 doanh nghiệp, 135 cửa hàng hoạt động phân phối sản phẩm theo chuỗi đến người tiêu dùng tại 25 tỉnh, thành trong cả nước. Trong thời điểm hiện tại, để ứng phó với dịch bệnh, HTX vẫn duy trì hoạt động kinh doanh thông qua hệ thống kết nối trực tuyến với các đơn vị. Đồng thời, HTX cũng đẩy mạnh bán hàng online với các gói hàng phù hợp nhu cầu người tiêu dùng để kích cầu mùa dịch. Những khâu có thể quản lý qua mạng, nhân viên có thể làm việc ở nhà, chỉ có nhân viên trực tiếp sản xuất đi làm luân phiên. Nhờ vậy, HTX hiện nay vẫn duy trì ổn định việc sản xuất kinh doanh.

Tình dịch bệnh vẫn còn diễn biến phức tạp, vì vậy, các doanh nghiệp đều đang chủ động các phương án về nhân sự cũng như giải pháp kinh doanh. Hiện nay, làm việc từ xa đang là giải pháp tạm thời. Nhưng nhiều doanh nghiệp đều khẳng định rằng họ sẽ đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn tới. Hành chính số và môi trường kinh doanh điện tử có thể không chỉ là cứu cánh ở thời điểm hiện tại mà sẽ kích hoạt cho sự thay đổi lớn trong nền kinh tế - xã hội nói chung sau dịch bệnh.

NGỌC NGÀ