Cải cách hành chính ở xã Hồng Sơn: Ứng dụng công nghệ sáng tạo để tăng tốc

1. Sau 1 thời gian tham gia mô hình “Chi hội Nông dân số” do Hội Nông dân xã Hồng Sơn ra mắt tại thôn, các hội viên ở thôn Long Phú đã gần gũi hơn qua việc chỉ bảo nhau qua chiếc điện thoại thông minh. Người chưa sành thì hỏi thêm về cách sử dụng công nghệ. Rồi người này chỉ người kia về cách khai thác thông tin qua mạng, nhất là hội khuyến khích hội viên chủ động tiếp cận thông tin chính thống, khai thác các kênh thông tin điện tử của cơ quan nhà nước. Người chuẩn bị đi làm giấy tờ thì được hướng dẫn cách thực hiện các giao dịch và thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Tinh thần sẵn sàng hỗ trợ cộng đồng cùng tiến bộ trong tiếp cận công nghệ đang lan tỏa ở chi hội này.

Điều đó cũng đang góp phần để 2 mô hình, sáng kiến cải cách thủ tục hành chính (TTHC) mà UBND xã đang và sẽ triển khai nhằm hỗ trợ công chức trong quá trình tiếp nhận, thẩm định, giải quyết và theo dõi hồ sơ thuận lợi. Ít nhất là người dân không bỡ ngỡ, lúng túng khi thực hiện với thiết bị máy móc, tiếp xúc với sản phẩm công nghệ tiến bộ.

Nhớ lại mấy tháng đầu của năm 2026, người dân tới Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Hồng Sơn phải chen chúc, chờ đợi, cảnh vốn hay diễn ra tại các nơi làm thủ tục hành chính lâu nay. Nhưng từ tháng 5/2026, khi xã Hồng Sơn bắt đầu triển khai mô hình “Quét QR - tra cứu mẫu - chủ động hoàn thiện hồ sơ” thì người dân làm thủ tục hành chính thoải mái.

Theo lãnh đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Hồng Sơn, đây là sự thay đổi từ: “Công chức làm thay/hướng dẫn từng bước” sang “Công chức tạo công cụ để người dân chủ động thực hiện”. Theo đó, trung tâm đã xây dựng và cung cấp các bộ mẫu hồ sơ theo từng lĩnh vực, từng thủ tục hành chính, được tích hợp và gắn mã QR tại khu vực tiếp nhận hồ sơ. Khi đến trung tâm, người dân chỉ cần dùng điện thoại quét mã QR, lựa chọn đúng lĩnh vực và thủ tục cần thực hiện, sau đó xem mẫu hồ sơ đã được điền thông tin minh họa sẵn để đối chiếu và tự điền vào hồ sơ giấy của mình.

Qua 5 tháng triển khai đã thấy rõ hiệu quả mang lại như giảm thời gian chờ đợi của người dân và giảm áp lực cho công chức, hạn chế sai sót khi kê khai hồ sơ, tạo sự thống nhất trong hướng dẫn thủ tục hành chính…

2. Thêm nữa, qua mô hình trên đã tăng tính chủ động và kỹ năng số của người dân. Đó cũng là bước đệm cho Hồng Sơn triển khai xây dựng hệ thống trợ lý ảo (AI) hỗ trợ thẩm định và giải quyết thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực đất đai sẽ bắt đầu vào tháng 11/2026. Hiện hệ thống đang trong quá trình thử nghiệm.

Theo ông Nguyễn Thanh Minh, Phó Chủ tịch UBND xã Hồng Sơn, mô hình Al này xuất hiện từ thực trạng gần như quá tải với Hồng Sơn trước đó, khi hồ sơ đất đai trong dân dồn về Trung tâm Phục vụ hành chính công quá nhiều (gần 1.700 hồ sơ từ 1/7/2025 đến nay). Vốn dĩ là hồ sơ có quy trình phức tạp, công chức tại trung tâm còn mỏng nên lĩnh vực hồ sơ đất đai trở thành điểm yếu, kéo theo việc trễ hạn, chậm xin lỗi người dân, chưa đồng bộ hồ sơ bên ngoài và trên hệ thống… khiến việc chấm điểm trên Cổng dịch vụ công quốc gia bị ảnh hưởng.

Ông Minh cho biết thêm, sau khi hệ thống đưa vào vận hành chính thức sẽ mang lại hiệu quả: giảm tải công việc thủ công cho công chức tại bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ; tăng tốc độ giải quyết hồ sơ TTHC lĩnh vực đất đai của công chức chuyên môn, giảm hồ sơ trễ hẹn; chuẩn hóa nghiệp vụ và hạn chế sai sót trong quá trình thẩm định… Qua đó, từng bước xây dựng nền tảng dữ liệu và trợ lý AI phục vụ chuyển đổi số trong lĩnh vực đất đai. Để từ đây cải thiện điểm yếu và góp phần nâng điểm Chỉ số cải cách hành chính cũng như Chỉ số mức độ hài lòng của người dân (SIPAS) lên, khi tháng 9, SIPAS đã đạt trên 85%.