Lâm Đồng: Vì sao mã số thuế chưa "khai tử" dù đã ngừng kinh doanh?

Ngừng kinh doanh nhưng mã số thuế vẫn "sống"

Thời gian gần đây, câu chuyện nhiều hộ kinh doanh, chủ doanh nghiệp gặp vướng mắc khi thực hiện thủ tục giải thể, chấm dứt hiệu lực mã số thuế thu hút sự quan tâm của dư luận.

Có trường hợp được thành lập hàng chục năm trước. Quá trình hoạt động không hiệu quả rồi dừng kinh doanh. Đến khi muốn giải thể, chủ hộ kinh doanh, doanh nghiệp mới nhận ra, việc ngừng hoạt động trên thực tế không đồng nghĩa với việc mã số thuế đã được chấm dứt.

Đây chính là một trong những nguyên nhân ngành thuế triển khai chiến dịch “Làm sạch mã số thuế - tháo gỡ điểm nghẽn trong đăng ký kinh doanh”.

Tại Lâm Đồng, ngành thuế tập trung xử lý các trường hợp ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Những trường hợp không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký cũng được rà soát kỹ càng.

Đến hết tháng 8/2026, Lâm Đồng có tỷ lệ xử lý ở mức khá toàn quốc, với tỷ lệ 39,9%. Trên địa bàn có khoảng gần 72.755 trường hợp thuộc diện phải xử lý. Trong đó, hơn 33.300 trường hợp cơ quan thuế đã chuẩn hóa, xác minh; có hơn 57.476 trường hợp đã gửi thông báo.

Những con số này cho thấy việc “làm sạch” mã số thuế không chỉ nhằm đóng lại những hộ kinh doanh, doanh nghiệp không còn hoạt động. Quan trọng hơn, đây là quá trình xác định đúng tình trạng của từng người nộp thuế trên địa bàn.

Từ đây, ngành chức năng sẽ phân loại trường hợp cần chấm dứt mã số thuế với những hộ kinh doanh, doanh nghiệp vẫn còn khả năng hoặc nhu cầu hoạt động.

Theo Thuế tỉnh Lâm Đồng, hộ kinh doanh, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa ngừng hoạt động trên thực tế và chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Đây là hai vấn đề pháp lý khác nhau.

Đối với trạng thái 03, nghĩa là người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế đồng nghĩa quan hệ với cơ quan thuế chưa được khép lại. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn phải rà soát, xử lý các hồ sơ và nghĩa vụ còn tồn đọng theo quy định.

Tuy nhiên, không thể hiểu rằng, cứ ở trạng thái 03 thì người nộp thuế mặc nhiên phải chịu toàn bộ các khoản thuế như một doanh nghiệp vẫn đang hoạt động. Nghĩa vụ thuế phải được xác định trên cơ sở hoạt động thực tế, doanh thu, giao dịch, kỳ tính thuế và hồ sơ của từng trường hợp.

Đây là điểm đặc biệt đáng lưu ý với những doanh nghiệp đã “đắp chiếu” nhiều năm. Nếu thực tế không phát sinh doanh thu, giao dịch và không có căn cứ tính thuế thì việc mã số thuế vẫn tồn tại không thể tự thân trở thành căn cứ xác định doanh thu hay số thuế phải nộp.

Ngược lại, nếu dữ liệu cho thấy doanh nghiệp vẫn có hoạt động kinh doanh, doanh thu hoặc giao dịch chưa được kê khai thì nghĩa vụ thuế tương ứng vẫn phải được xử lý.

Đối với doanh nghiệp ở trạng thái 06, nghĩa là không hoạt động tại địa chỉ đăng ký cũng không đồng nghĩa doanh nghiệp mặc nhiên bị truy thu thuế cho toàn bộ thời gian tồn tại. Nghĩa vụ thuế phải được xác định từ hồ sơ khai thuế, hóa đơn, doanh thu và các dữ liệu quản lý liên quan.

Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng dựa trên dữ liệu, việc xác định doanh nghiệp có thực sự dừng hoạt động hay không cần được nhìn nhận từ nhiều nguồn. Hóa đơn, giao dịch ngân hàng, hồ sơ khai thuế, sổ sách kế toán, dữ liệu thương mại điện tử... đều có thể được đối chiếu để xác định thời điểm ngừng hoạt động, cũng như có hay không phát sinh doanh thu, giao dịch.

Không để hồ sơ cũ thành "điểm nghẽn" mới

Theo Thuế tỉnh, hộ kinh doanh, doanh nghiệp dù ở trạng thái nào nên chủ động rà soát, thay vì chờ đến khi cơ quan thuế yêu cầu mới bắt đầu tìm lại hồ sơ.

Trước hết, doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác trạng thái mã số thuế và nguyên nhân dẫn đến trạng thái đó. Mỗi đơn vị rà soát địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật, chi nhánh, văn phòng đại diện, tình trạng tờ khai...

Người nộp thuế cần đối chiếu nghĩa vụ thuế và hóa đơn theo từng kỳ. Doanh nghiệp cần xác định tờ khai nào chưa nộp, tờ khai nào chưa được ghi nhận, hóa đơn nào còn vấn đề và khoản tiền chậm nộp, xử phạt nào chưa được xử lý...?

Qua rà soát, nếu có chứng từ cho thấy đã hoàn thành nghĩa vụ nhưng hệ thống chưa cập nhật, doanh nghiệp cần chủ động tập hợp hồ sơ để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu.

Đây là việc đặc biệt cần thiết với những doanh nghiệp đã ngừng hoạt động từ lâu, khi người phụ trách kế toán có thể đã thay đổi, hồ sơ giấy thất lạc hoặc dữ liệu cũ chưa đồng bộ.

Đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh ở trạng thái 06, cần làm rõ tình trạng địa chỉ đăng ký. Nếu vẫn hoạt động nhưng đã chuyển địa điểm mà chưa cập nhật, doanh nghiệp cần xử lý thông tin đăng ký theo quy định.

Nếu thực tế đã ngừng kinh doanh, các đơn vị cần rà soát các nghĩa vụ phát sinh trước thời điểm dừng hoạt động và hoàn thiện thủ tục cần thiết. Sau khi hoàn tất hồ sơ và các nghĩa vụ liên quan, doanh nghiệp mới thực hiện bước cuối cùng là chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Theo Thuế tỉnh Lâm Đồng, để tạo sự công bằng, minh bạch, không chỉ doanh nghiệp chuẩn bị giải thể, các doanh nghiệp đang hoạt động cũng cần hình thành thói quen tự kiểm tra hồ sơ thuế.

Thuế tỉnh khuyến cáo người nộp thuế thường xuyên kiểm tra thông tin đăng ký thuế và tài khoản thuế điện tử. Mỗi trường hợp cần chủ động lập lịch khai, nộp thuế, cũng như đối chiếu hóa đơn với doanh thu và hồ sơ kê khai.