Số hóa việc quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Là tài sản đặc biệt

Trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy và đơn vị hành chính, khối lượng hồ sơ, tài liệu cần quản lý, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng là rất lớn. Đây không chỉ là nguồn thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành mà còn là tài sản đặc biệt của Nhà nước, phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của các địa phương, cơ quan, đơn vị.

Theo báo cáo tại buổi tổng kết 1 năm vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, tỉnh Lâm Đồng với khối Đảng, MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội, công tác quản lý tài liệu đang được triển khai đồng bộ. Tại cấp tỉnh, Kho Lưu trữ Tỉnh ủy Lâm Đồng (cũ) hiện lưu giữ khoảng 1.000 mét giá tài liệu; Bình Thuận (cũ) có 1.532 mét giá đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và sắp xếp sơ bộ. Đối với Đắk Nông (cũ), tổng khối lượng tài liệu là 1.904,5 mét giá, trong đó 583,5 mét giá đã được chỉnh lý, còn 1.321 mét giá tài liệu tồn đọng đang tiếp tục được xử lý.

Khối lượng tài liệu cấp huyện sau khi các đơn vị chấm dứt hoạt động cũng rất lớn. Văn phòng Tỉnh ủy hiện đang quản lý 19.127 hộp tài liệu lưu trữ với 170.708 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn hoặc thời hạn bảo quản từ 70 năm trở lên. Phần lớn tài liệu đã được chỉnh lý tương đối hoàn chỉnh hoặc sắp xếp sơ bộ, đủ điều kiện để khai thác, sử dụng và triển khai số hóa.

Nhằm bảo đảm an toàn lâu dài và nâng cao hiệu quả khai thác, Văn phòng Tỉnh ủy đã tham mưu Thường trực Tỉnh ủy chủ trương bố trí kinh phí để số hóa 10.811.358 trang tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn và thời hạn bảo quản từ 70 năm trở lên. Đây được xem là bước đi quan trọng trong xây dựng kho lưu trữ điện tử, góp phần hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

“Giữ gìn an toàn tài liệu hôm nay chính là gìn giữ lịch sử, bảo vệ căn cứ pháp lý và trao lại những giá trị nguyên vẹn cho mai sau”. Theo bà Nguyễn Thị Hồng Minh, cán bộ nhiều năm công tác trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ của tỉnh, hồ sơ, tài liệu không đơn thuần là giấy tờ hành chính mà là những chứng cứ lịch sử phản ánh quá trình hình thành, phát triển của địa phương và hoạt động của bộ máy nhà nước.

Số hóa trong quản lý hồ sơ, tài liệu

Công tác lưu trữ hiện nay đang đứng trước cơ hội lớn nhờ chuyển đổi số. Tuy nhiên, để phát huy hiệu quả, cần tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên sâu và xây dựng hệ thống dữ liệu đồng bộ, bảo đảm an toàn, bảo mật.

Tại các cơ quan cấp tỉnh, tổng khối lượng tài liệu thống kê đến ngày 30/12/2025 ước khoảng 43.460 mét giá. Trong đó, hơn 4,13 triệu trang hồ sơ, tài liệu đã được số hóa. Những con số này cho thấy nỗ lực rất lớn của các cơ quan, đơn vị trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước chuyển đổi từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ số. Đối với tài liệu cấp huyện đã chấm dứt hoạt động, Trung tâm Lưu trữ và Dịch vụ việc làm thuộc Sở Nội vụ đang quản lý 1.693 mét tài liệu lưu trữ vĩnh viễn. Đây là nguồn tư liệu quý giá cần được bảo quản an toàn tuyệt đối để phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu và đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của tổ chức, cá nhân.

Cùng với việc đầu tư cơ sở vật chất, kho tàng, trang thiết bị bảo quản, tỉnh Lâm Đồng đang đẩy mạnh chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tăng tốc số hóa hồ sơ, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ hiện đại. Đây không chỉ là giải pháp kỹ thuật mà còn là cách gìn giữ những giá trị lịch sử, pháp lý và hành chính của bộ máy qua từng giai đoạn phát triển.

Khi mỗi hồ sơ được bảo quản khoa học, mỗi trang tài liệu được số hóa an toàn cũng chính là lúc “ký ức” của bộ máy được gìn giữ trọn vẹn, tạo nền tảng vững chắc cho một nền hành chính hiện đại, minh bạch và phát triển bền vững.