Ðổi mới cách làm từ cơ sở

Chủ động từ khâu tiếp nhận

Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đam Rông 1, mô hình “Hồ sơ không hẹn” diễn ra vào thứ sáu hằng tuần được triển khai từ cuối tháng 7 đến nay. Mô hình áp dụng đối với 5 thủ tục hộ tịch gồm: cấp bản sao trích lục hộ tịch; cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; đăng ký kết hôn; đăng ký khai tử và đăng ký lại khai tử. Theo đó, người dân nộp đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định vào ngày thực hiện mô hình sẽ được tiếp nhận, xử lý và trả kết quả trong thời gian tối đa 2 giờ làm việc. Thay vì phải chờ nhiều ngày hoặc nhận giấy hẹn như trước, người dân có thể chủ động hơn trong việc sắp xếp công việc, nhất là với những thủ tục cần giải quyết gấp.

Sau 4 tháng triển khai, xã đã tiếp nhận và giải quyết 322 hồ sơ hộ tịch theo mô hình này. Kết quả bước đầu cho thấy cách làm phù hợp với nhu cầu thực tế, góp phần hạn chế hồ sơ tồn đọng và giảm việc người dân phải đi lại nhiều lần. Anh Nguyễn Mạnh Hà, thôn Păng Dung cho biết, anh chỉ mất hơn 1 giờ để hoàn thiện hồ sơ và nhận kết quả đăng ký kết hôn. Việc giải quyết nhanh giúp anh không phải mất thêm thời gian đi lại, chờ đợi.

Để thực hiện mô hình, xã công khai danh mục thủ tục tại Điểm phục vụ hành chính công, niêm yết kèm mã QR để người dân tra cứu. Thông tin được tuyên truyền qua hệ thống truyền thanh, mạng xã hội, trang thông tin điện tử và hướng dẫn trực tiếp. Cán bộ kiểm tra kỹ thành phần hồ sơ ngay từ khâu tiếp nhận, hạn chế sai sót và việc bổ sung nhiều lần. Quá trình xử lý đòi hỏi sự tập trung, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, bảo đảm hồ sơ được giải quyết đúng quy định và trả kết quả trong thời gian đã xác định.

Ông Trần Thanh Lễ, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đam Rông 1 cho biết, mô hình hướng đến tạo thuận lợi cho người dân, đồng thời thúc đẩy cán bộ làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn. Việc gắn “Hồ sơ không hẹn” với dịch vụ công trực tuyến cũng giúp người dân từng bước làm quen với hình thức giải quyết thủ tục trên môi trường số.

Tổ chức lại quy trình giải quyết

Tại xã Đức Trọng, mô hình “5 tại chỗ” được triển khai tại Trung tâm Phục vụ hành chính công với 5 khâu: tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, số hóa và trả kết quả. Các công đoạn được tổ chức tập trung, kết hợp xử lý trên môi trường điện tử nhằm giảm khâu trung gian, hạn chế việc luân chuyển hồ sơ qua nhiều bộ phận. Ngay khi tiếp nhận, hồ sơ được kiểm tra, hướng dẫn bổ sung nếu còn thiếu. Hồ sơ đủ điều kiện được số hóa, cập nhật lên hệ thống, chuyển thẩm định, trình phê duyệt và trả kết quả theo quy trình. Cách làm này giúp cán bộ theo dõi tiến độ, phối hợp xử lý thuận tiện hơn.

Cùng với đó, trung tâm bố trí quầy hỗ trợ người cao tuổi, người khuyết tật và người chưa thành thạo công nghệ. Công chức trực tiếp hướng dẫn kê khai, số hóa giấy tờ, nộp hồ sơ trực tuyến, tra cứu tiến độ và nhận kết quả. Nhờ vậy, người dân có thêm sự hỗ trợ khi thực hiện các thủ tục trên môi trường điện tử.

Trong quý III năm 2026, trung tâm tiếp nhận 3.897 hồ sơ, gồm 3.783 hồ sơ phát sinh trong kỳ và 114 hồ sơ chuyển từ kỳ trước. Đã có 3.772 hồ sơ được giải quyết, đạt 96,8%; 125 hồ sơ còn lại đang trong thời hạn xử lý, không có hồ sơ quá hạn. Toàn bộ hồ sơ được tiếp nhận, xử lý trên môi trường điện tử và thực hiện số hóa thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết theo quy định. Việc đẩy mạnh dịch vụ công trực tuyến trong quý III cũng giúp giảm hơn 3.000 lượt giao dịch trực tiếp của người dân và tổ chức tại cơ quan hành chính.

Từ hướng dẫn hồ sơ đầy đủ, giải quyết đúng thời hạn đến hỗ trợ người dân thao tác trực tuyến, những việc làm cụ thể góp phần giảm phiền hà khi thực hiện thủ tục hành chính.