Áp dụng công nghệ số trong quản lý khách sạn

Những tác động bước đầu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và sự tăng trưởng mạnh mẽ của ngành du lịch đang mở ra nhiều cơ hội và cả thách thức đối với ngành công nghiệp khách sạn tỉnh Lâm Đồng. Trong đó, đổi mới các mô hình, cách thức quản lý bằng công nghệ số là giải pháp hữu hiệu để ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ, thu hút khách du lịch...

 

Với giải pháp công nghệ số, việc vận hành, quản lý hoạt động của các khách sạn sẽ chuyên nghiệp, tiết kiệm tối đa về thời gian và nhân công

 

Nhiều thách thức

 

Theo Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Lâm Đồng, trong năm 2018, lượng khách du lịch đến tham quan, nghỉ dưỡng tại Đà Lạt - Lâm Đồng tăng 10,3% so với cùng kỳ. Trong đó, khách quốc tế khoảng 485 nghìn lượt, tăng 21,3% so cùng kỳ; khách nội địa hơn 6.020 nghìn lượt, tăng 9,5%. Lượng khách qua lưu trú tăng đáng kể, với 4.450 nghìn lượt, tăng 11,3% so cùng kỳ; ngày lưu trú bình quân đạt 2,2 ngày. Tổng thu dịch vụ du lịch 11.710 tỷ đồng, tăng 10,2% so với cùng kỳ.

 

Cùng với đó, toàn tỉnh hiện có 1.399 cơ sở lưu trú du lịch, tăng 12,4% so với năm 2017; chủ yếu tập trung tại TP Đà Lạt, với 20.994 phòng. Trong đó, 426 khách sạn từ một đến năm sao, 11.256 phòng; 35 khu, điểm tham quan du lịch được đầu tư và khai thác kinh doanh, cùng hơn 60 điểm tham quan miễn phí, gồm các danh thắng tự nhiên, công trình kiến trúc, cơ sở tôn giáo, làng nghề, làng dân tộc bản địa, khảo cổ... phục vụ nhu cầu tham quan, giải trí của du khách. Việc này đã góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và sức hấp dẫn của ngành du lịch. 

 

Theo ông Lê Thành Vinh, Viện trưởng Viện Khoa học Giáo dục Văn hóa Thể thao và Du lịch Đà Lạt: Công nghệ thông tin chính là “chìa khóa vàng” giúp ngành Du lịch Lâm Đồng phát triển. Đây cũng là bước phát triển tất yếu trong xu thế hội nhập, qua đó thu hút thêm nhiều du khách trong và ngoài nước đến tỉnh nhà.

 

Bên cạnh những thuận lợi, các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn, homestay tại Đà Lạt cũng gặp không ít khó khăn và thách thức. Trong đó, sự kỳ vọng của khách hàng ngày càng cao từ các dịch vụ của khách sạn, các khách sạn đòi hỏi đầu tư vào các công nghệ để nâng cao trải nghiệm của khách hàng và nhằm tạo lợi thế trong thời buổi cạnh tranh trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn đang trở nên gay gắt. 

 

Tuy nhiên, theo khảo sát của Công ty ezCloud, tại TP Đà Lạt chưa đầy 15% các khách sạn, nhà nghỉ, homestay ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý. Ông Nguyễn Hoàng Dương - CEO Công ty TNHH Công nghệ ezCloud Toàn Cầu cho biết: Hiện nay vẫn còn rất nhiều người quản lý khách sạn của họ theo lối thủ công truyền thống: bằng giấy tờ, sổ sách...

 

Phương pháp này bước đầu không cần đầu tư quá nhiều tiền bạc. Về ngắn hạn, điều này có thể giúp khách sạn cắt giảm chi phí. Tuy nhiên, là con người thì không thể tránh khỏi những lúc sai lầm. Nhiều khi những sai lầm này có thể gây thất thoát doanh thu, hoặc tệ hơn nữa là gây ảnh hưởng tới hình ảnh của khách sạn ở sự thiếu chuyên nghiệp. Do đó, về lâu dài, hình thức quản lý khách sạn kiểu này sẽ lợi bất cập hại.

 

Bên cạnh đó, các mối đe dọa về trộm cắp dữ liệu số, tấn công virus, rò rỉ dữ liệu đã trở thành một mối quan tâm lớn của các chủ khách sạn trên toàn cầu. Dữ liệu khách hàng là rất quan trọng. Việc rò rỉ dữ liệu khách hàng có thể làm hình ảnh của khách sạn bị ảnh hưởng, khách hàng sẽ không còn tin tưởng đặt phòng ở khách sạn. Đặc biệt, khó khăn khi xây dựng tỷ lệ khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ: Hiện nay, khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy những khoản ưu đãi khi đặt phòng trên internet nên việc xây dựng tỷ lệ khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ là một thách thức lớn trong kinh doanh khách sạn.

 

Đổi mới là hướng đi tất yếu

 

Xu hướng du lịch thông minh đòi hỏi các khách sạn ngay từ khâu thiết kế đã cần tính toán đến khả năng có thể tích hợp các ứng dụng công nghệ trong điều hành, quản lý khách sạn và mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất. 

 

Tại Khách sạn Mường Thanh Đà Lạt, từ nhiều năm nay việc hỗ trợ bộ phận lễ tân từ quy trình đặt phòng, house keeping hoặc sales đến các thủ tục Check-in, quản lý thông tin lưu trú của khách hàng, Check-out, thanh toán, xuất các hóa đơn đỏ, chi tiết từng hồ sơ thông tin khách hàng đều được xử lý thông qua phần mềm Smile. Đây là phần mềm quản lý được các khách sạn từ 3 - 5 sao với số lượng phòng từ 30 - 1.000 phòng lựa chọn tin dùng hiện nay. 

 

Tương tự, Khách sạn TTC Hotel Premium Ngọc Lan cũng đang triển khai việc đưa công nghệ số vào trong các hoạt động thông qua phần mềm Gihotech. Đây là phần mềm quản lý khách sạn/ resort cao cấp vô cùng hiệu quả để chủ khách sạn có thể theo dõi và xử lý các hoạt động kịp thời.

 

Một phần mềm khác trong quản lý là ezCloud cũng được nhiều khách sạn tại TP Đà Lạt triển khai thực hiện. Hiện đã có trên 100 khách sạn tại Đà Lạt đưa công nghệ mới này vào trong hoạt động quản lý khách sạn. 

 

Theo ông Nguyễn Thanh Tùng, giảng viên Khoa Quản trị khách sạn nhà hàng, Trường Cao đẳng Du lịch Đà Lạt: Hầu hết các khách sạn có quy mô lớn hiện nay trên địa bàn tỉnh đều đã áp dụng công nghệ số trong các khâu vận hành và quản lý. 

 

Tuy nhiên, đối với các cơ sở lưu trú du lịch, homestay đang có xu hướng nở rộ tại TP Đà Lạt hiện nay, để có thể bắt kịp nhịp độ của cách mạng 4.0 là cả thách thức lớn. Bởi hiện đại hóa tất yếu phải đi liền với sự đầu tư tương đối lớn về công nghệ, máy móc trang thiết bị và đội ngũ nhân lực trình độ cao. Trong khi đó, trên thực tế, phần lớn những cơ sở lưu trú du lịch, homesaty là vừa và nhỏ, năng lực tài chính còn hạn chế, trình độ nhân lực còn thấp, chưa được làm quen nhiều với các thiết bị công nghệ cao. Tuy nhiên, đã là xu hướng tất yếu trong nền công nghiệp du lịch thì không còn cách nào khác các đơn vị này cần phải thay đổi và thích ứng. 

 

Chung nhận định, ông Lê Thành Vinh cũng cho rằng: Trong thời đại 4.0 như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động sản xuất, kinh doanh đã trở thành nhu cầu bức thiết, lĩnh vực kinh doanh khách sạn cũng không phải là ngoại lệ. Rất nhiều khách sạn đã ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý, kinh doanh và thu được những hiệu quả nhất định. Tuy nhiên, bên cạnh đó, vẫn còn nhiều khách sạn chưa sử dụng. Nguyên nhân chính là do họ vẫn chưa hiểu hết về phần mềm này cũng như những lợi ích mà nó mang lại.

 

Việc ứng dụng công nghệ vào trong quản lý khách sạn tại TP Đà Lạt sẽ giúp chủ khách sạn quản lý tổng thể hoạt động, công nghệ còn giúp thương hiệu khách sạn vươn xa đến nhiều khách hàng hơn.

 

HOÀNG SA