Liên kết chuỗi thủ tục hành chính để chấm dứt tình trạng chồng chéo, trùng lắp hồ sơ, giấy tờ

Hiện nay, công tác cải cách hành chính được Đảng, Nhà nước vào cuộc quyết liệt, được cả xã hội đặc biệt quan tâm, theo dõi và mong chờ kết quả như mong muốn. Có thể khẳng định cải cách thủ tục hành chính đã thu được kết quả bước đầu rất đáng khích lệ như đã tạo thông thoáng, đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm thời gian, công sức đi lại, hồ sơ, giấy tờ cho công dân, tổ chức. Đặc biệt, đã góp phần rất lớn trong việc làm giảm sức ỳ của cán bộ, công chức, tạo động lực cho cả guồng máy các cơ quan hành chính hoạt động hiệu quả hơn, phục vụ người dân tốt hơn. Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng chồng chéo, trùng lặp giấy tờ, thủ tục không cần thiết gây phiền hà, bức xúc cho người dân, ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả của công cuộc cải cách thủ tục hành chính.

Minh chứng cụ thể trong trường hợp này là thủ tục thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng (VPCC). Chúng ta có thể hình dung qua trình tự, thủ tục cụ thể như sau: Theo quy định, muốn thành lập VPCC, công chứng viên phải nộp các giấy tờ, gồm a, b, c... tại Sở Tư pháp để xem xét trình UBND tỉnh cho phép thành lập. Sau khi có quyết định thành lập của UBND tỉnh thì công chứng viên tiếp tục phải nộp các giấy tờ, gồm: a, b, c... tại Sở Tư pháp để đăng ký hoạt động; tiếp đó các công chứng viên hành nghề tại VPCC này phải nộp giấy tờ a, b, c... cũng tại Sở Tư pháp để đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên. Từ ví dụ trên có thế thấy, cùng một vấn đề, cùng nộp tại một cơ quan nhưng người dân phải đến nộp 3 lần, đặc biệt là trong 3 lần đó giấy tờ trùng lặp nhau như đều phải nộp quyết định bổ nhiệm công chứng viên, đều phải có đơn/giấy đề nghị (dù 3 mẫu khác nhau)... mới được chính thức đi vào hoạt động.

Là người trực tiếp tham mưu cho UBND tỉnh thành lập VPCC, cũng như thực hiện đăng ký hoạt động; đăng ký hành nghề, cấp thẻ công chứng viên nhiều lần tôi đã bị công dân, tổ chức thắc mắc, chất vấn là sao không nhận luôn giấy tờ, hồ sơ một lần và các giấy tờ đã có thì nên bỏ bớt. Dù nhận được câu trả lời là theo quy định pháp luật nhưng xem ra rất khó để họ hài lòng! Chính bản thân tôi cũng thấy bất cập, ái ngại khi người dân phải đi lại nhiều lần để hoàn thành thủ tục. Tương tự như vậy, có khá nhiều thủ tục hành chính còn chồng chéo, trùng lặp cần phải rà soát để giảm phiền hà cho người dân, tổ chức.

Vấn đề đặt ra là tại sao trong trường hợp này chúng ta không quy định chỉ nộp một lần đối với giấy tờ đã nộp trước đây, chỉ bổ sung các loại giấy tờ tùy theo thủ tục hoặc cho phép người dân lựa chọn hình thức nộp trọn gói và nhận cùng lúc kết quả cuối cùng là quyết định thành lập, giấy đăng ký hoạt động và thẻ công chứng viên. Bởi vì, như vậy sẽ giảm tải được thời gian đi lại, giấy tờ cho người dân, đồng thời giảm tải việc phải thụ lý nhiều lần cho các cơ quan hành chính nhà nước.

Thiết nghĩ, các cơ quan chức năng cần nghiên cứu không chỉ đơn giản hóa trực tiếp các thủ tục hành chính, liên thông giải quyết các thủ tục hành chính mà có thể gộp, liên kết các thủ tục hành chính với nhau để giảm tải giấy tờ thủ tục. Mấu chốt của vấn đề này là người dân thực hiện chuỗi thủ tục hành chính và nhận kết quả cuối cùng tương tự liên thông thủ tục hành chính nhưng có điểm khác cơ bản là người dân không chỉ thực hiện 1 thủ tục hành chính với 1 kết quả mà chỉ với một lần nộp người dân thực hiện nhiều thủ tục hành chính với nhiều kết quả cùng một lúc. Như ví dụ trên thì người dân có thể lựa chọn nộp các giấy tờ trên 1 lần thay vì phải nộp 3 lần hoặc nộp nhiều lần nhưng chỉ phải nộp các giấy tờ mà thủ tục trước đó không có hoặc không yêu cầu.

Để công cuộc cải cách thủ tục hành chính mang lại kết quả thiết thực, góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cho công dân, tổ chức, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước thì việc liên kết chuỗi thủ tục hành chính để chấm dứt tình trạng chồng chéo, trùng lắp hồ sơ, giấy tờ là rất quan trọng và cấp bách trong giai đoạn hiện nay.

PHẠM VĂN CHUNG