Y sĩ Nguyễn Minh Thảo đang công tác tại Trung tâm Y tế huyện Bảo Lâm là người rất say mê viết phần mềm. Anh vừa đoạt giải nhất trong Hội thi sáng tạo kỹ thuật ngành Y tế tỉnh lần thứ nhất
Y sĩ Nguyễn Minh Thảo đang công tác tại Trung tâm Y tế huyện Bảo Lâm là người có nhiều sáng kiến và say mê trong lĩnh vực… viết phần mềm! Cách đây nhiều năm, tôi đã từng viết về người thầy thuốc đầy tâm huyết với việc tìm tòi, ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ quản lý dược tại bệnh viện huyện. Lần này, việc anh đoạt giải nhất trong Hội thi sáng tạo kỹ thuật ngành Y tế Lâm Đồng lần thứ nhất, gây ngạc nhiên và thuyết phục nhiều thầy thuốc trong ngành.
Từ một bài thực hành bằng B tin học
Tưởng chừng việc viết phần mềm không liên quan gì đến nghề y, nhưng thực ra xuất phát từ công việc trực tiếp tham gia các hoạt động quản lý dược, y sĩ Thảo đã nảy ra sáng kiến thiết kế chương trình quản lý thuốc áp dụng cho ngành Y. Từ rất lâu, anh Thảo ấp ủ ước vọng: “Biến máy vi tính thành công cụ trong tay cán bộ quản lý dược. Thay vì phải đầu tư thời gian, sức lực để tính toán nhập, xuất, tồn thuốc - vật tư y tế và làm các báo cáo số liệu thì nay máy tính đã tự động làm thay tất cả dưới sự điều khiển của cán bộ quản lý dược. Chương trình phần mềm được thiết kế đặc biệt dành cho đội ngũ cán bộ dược chỉ có trình độ rất hạn chế về tin học, giúp họ dễ dàng trong thao tác, quản lý, thống kê, báo cáo chính xác hoạt động của công tác dược”. Ước vọng này đã thành hiện thực.
Năm 2003 hệ thống quản lý kho dược của Trung tâm Y tế Bảo Lâm còn rất nhiều yếu kém. Mỗi khi các đơn vị tuyến xã về nhận thuốc, đem dự trù thuốc lên, kế toán dược căn cứ vào bản dự trù viết phiếu xuất kho, rồi sang kho để nhận thuốc. Trong quá trình cấp phát thuốc, thủ kho phát hiện mặt hàng này bị thiếu hoặc hết, dẫn đến tình trạng kho dược nợ thuốc các đơn vị hoặc phải điều chỉnh lại phiếu xuất kho. Nói chung, kế toán dược không quản lý được tình hình xuất nhập của kho dược, khi viết phiếu xuất kho, kế toán dược không thể biết được trong kho hiện còn những loại thuốc nào, số lượng bao nhiêu. Y sĩ Thảo thấy công việc của các kế toán thực sự ngập đầu mỗi khi tổng hợp quyết toán cuối tháng. Kết hợp với dịp chuẩn bị thi lấy bằng B tin học, anh Thảo đã chọn đề tài thiết kế chương trình quản lý kho dược để thực hành.
Ứng dụng rộng rãi, tiện ích
…Và phần mềm này không chỉ dừng lại ở việc phục vụ cho mục đích cá nhân là thực hành bằng B tin học. Sau khi hoàn thành và đưa vào sử dụng, chương trình đã thực sự giải quyết được vấn đề nêu trên. Nghĩa là khi viết phiếu xuất kho, kế toán dược kiểm soát được số lượng thuốc tồn thực tế tại kho, không xảy ra tình trạng xuất âm hoặc thủ kho thông báo hết thuốc. Số liệu của chương trình được xử lý cập nhật tức thời, nếu nhập thuốc thì số lượng thuốc tăng lên tức khắc và nếu xuất thuốc thì số lượng thuốc sẽ giảm xuống tức thì, như vậy không cần phải nhọc công thao tác cộng trừ nhân chia trên số liệu. Đặc biệt, chương trình tự động kết xuất ra các loại báo cáo theo yêu cầu như: báo cáo quyết toán thuốc, báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại mặt hàng, của từng đơn vị y tế trực thuộc, tình hình quyết toán thuốc của các đơn vị trực thuộc… Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, do sơ suất của người sử dụng chương trình, một số thao tác thực hiện sai dẫn đến số liệu cũng bị xử lý sai.
Lại tiếp tục quá trình cải tiến để hoàn thiện chương trình. Năm 2005, sau khi Trung tâm Y tế Bảo Lâm đầu tư cho tuyến xã 6 dàn máy vi tính hiện đại, y sĩ Thảo nảy sinh ý tưởng viết chương trình quản lý dược cho y tế tuyến xã. Đến đầu năm 2006 thì phần mềm này hoàn thành đưa vào sử dụng.
Theo thời gian, đến nay, chương trình đã cải tiến nhiều lần do sự thay đổi các yêu cầu quản lý của thuốc bảo hiểm y tế phù hợp với tình hình hiện tại. Về cơ bản, phần mềm cho các trạm y tế cũng giống như chương trình quản lý dược tại Bệnh viện Bảo Lâm, nhưng chú trọng phần xuất vật tư hơn là nhập vật tư. Vì phần nhập là nhập tự động và phần xuất lại xuất chi tiết cho từng bệnh nhân, từng đối tượng cụ thể giống như bán lẻ hàng hóa. Đầu vào của chương trình là hóa đơn nhập từ Trung tâm Y tế Bảo Lâm chép qua đĩa USB đem về và số lượng xuất cụ thể của từng bệnh nhân.
Đầu ra là hàng loạt các báo cáo theo yêu cầu của đơn vị chủ quản như: Báo cáo quyết toán thuốc, báo cáo xuất - nhập - tồn thuốc và vật tư y tế, báo cáo chi tiết cũng như tổng hợp của từng chương trình y tế cụ thể. Người sử dụng chương trình căn cứ vào đơn thuốc cấp cho bệnh nhân mà nhập vào máy, việc kiểm soát lượng vật tư còn hay hết và việc kết xuất báo cáo là do chương trình tự động tính toán theo yêu cầu của người sử dụng.
Qua nhiều lần cải tiến, chương trình quản lý dược - vật tư y tế tại bệnh viện huyện và các trạm y tế xã ở huyện Bảo Lâm có một số ưu điểm như: Không cho xuất số lượng âm. Xuất đơn thuốc ra… USB! Có nghĩa là cán bộ dược của tuyến xã không phải nhập số lượng thuốc nhận từ Trung tâm Y tế huyện về bằng tay, mà chương trình tự tích hợp để tăng số lượng thuốc mới nhận về. Nhận quyết toán thuốc cũng qua…USB! Nghĩa là kế toán dược không phải nhập báo cáo quyết toán thuốc của các đơn vị bằng tay mà chương trình tự tích hợp và trừ đi số lượng thuốc các đơn vị đã sử dụng trong tháng. Tự động hình thành nên một số báo cáo như: báo cáo tình hình sử dụng kháng sinh, sử dụng hóa chất, sử dụng vitamin trong đơn vị. Bất kỳ thời điểm nào kế toán dược cũng có thể trích xuất ra số lượng thuốc, vật tư tồn thực tế để phục vụ cho công tác kiểm kê kho. Thống kê được tình hình quyết toán, sử dụng thuốc - vật tư của các đơn vị trực thuộc để có hướng điều chỉnh cung ứng cho kịp thời. Cuối năm chương trình tự động chuyển số dư sang đầu năm sau và hình thành cơ sở dữ liệu mới cho năm sau. Chương trình rất thuận lợi trong việc nhập mã thẻ BHYT. Có hệ thống kiểm tra, theo dõi những sai sót của người sử dụng trong quá trình nhập số liệu và nguồn dữ liệu là nguồn mở do đó người sử dụng sẽ tự sửa chữa những sai sót do chương trình phát hiện.
Chương trình này có thể cài đặt trên bất kỳ hệ thống máy vi tính nào và phát triển để áp dụng vào bất kỳ mô hình quản lý kho dược nào của các đơn vị y tế.
Từ một bài thực hành bằng B tin học
Tưởng chừng việc viết phần mềm không liên quan gì đến nghề y, nhưng thực ra xuất phát từ công việc trực tiếp tham gia các hoạt động quản lý dược, y sĩ Thảo đã nảy ra sáng kiến thiết kế chương trình quản lý thuốc áp dụng cho ngành Y. Từ rất lâu, anh Thảo ấp ủ ước vọng: “Biến máy vi tính thành công cụ trong tay cán bộ quản lý dược. Thay vì phải đầu tư thời gian, sức lực để tính toán nhập, xuất, tồn thuốc - vật tư y tế và làm các báo cáo số liệu thì nay máy tính đã tự động làm thay tất cả dưới sự điều khiển của cán bộ quản lý dược. Chương trình phần mềm được thiết kế đặc biệt dành cho đội ngũ cán bộ dược chỉ có trình độ rất hạn chế về tin học, giúp họ dễ dàng trong thao tác, quản lý, thống kê, báo cáo chính xác hoạt động của công tác dược”. Ước vọng này đã thành hiện thực.
Năm 2003 hệ thống quản lý kho dược của Trung tâm Y tế Bảo Lâm còn rất nhiều yếu kém. Mỗi khi các đơn vị tuyến xã về nhận thuốc, đem dự trù thuốc lên, kế toán dược căn cứ vào bản dự trù viết phiếu xuất kho, rồi sang kho để nhận thuốc. Trong quá trình cấp phát thuốc, thủ kho phát hiện mặt hàng này bị thiếu hoặc hết, dẫn đến tình trạng kho dược nợ thuốc các đơn vị hoặc phải điều chỉnh lại phiếu xuất kho. Nói chung, kế toán dược không quản lý được tình hình xuất nhập của kho dược, khi viết phiếu xuất kho, kế toán dược không thể biết được trong kho hiện còn những loại thuốc nào, số lượng bao nhiêu. Y sĩ Thảo thấy công việc của các kế toán thực sự ngập đầu mỗi khi tổng hợp quyết toán cuối tháng. Kết hợp với dịp chuẩn bị thi lấy bằng B tin học, anh Thảo đã chọn đề tài thiết kế chương trình quản lý kho dược để thực hành.
Ứng dụng rộng rãi, tiện ích
…Và phần mềm này không chỉ dừng lại ở việc phục vụ cho mục đích cá nhân là thực hành bằng B tin học. Sau khi hoàn thành và đưa vào sử dụng, chương trình đã thực sự giải quyết được vấn đề nêu trên. Nghĩa là khi viết phiếu xuất kho, kế toán dược kiểm soát được số lượng thuốc tồn thực tế tại kho, không xảy ra tình trạng xuất âm hoặc thủ kho thông báo hết thuốc. Số liệu của chương trình được xử lý cập nhật tức thời, nếu nhập thuốc thì số lượng thuốc tăng lên tức khắc và nếu xuất thuốc thì số lượng thuốc sẽ giảm xuống tức thì, như vậy không cần phải nhọc công thao tác cộng trừ nhân chia trên số liệu. Đặc biệt, chương trình tự động kết xuất ra các loại báo cáo theo yêu cầu như: báo cáo quyết toán thuốc, báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại mặt hàng, của từng đơn vị y tế trực thuộc, tình hình quyết toán thuốc của các đơn vị trực thuộc… Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, do sơ suất của người sử dụng chương trình, một số thao tác thực hiện sai dẫn đến số liệu cũng bị xử lý sai.
Lại tiếp tục quá trình cải tiến để hoàn thiện chương trình. Năm 2005, sau khi Trung tâm Y tế Bảo Lâm đầu tư cho tuyến xã 6 dàn máy vi tính hiện đại, y sĩ Thảo nảy sinh ý tưởng viết chương trình quản lý dược cho y tế tuyến xã. Đến đầu năm 2006 thì phần mềm này hoàn thành đưa vào sử dụng.
Theo thời gian, đến nay, chương trình đã cải tiến nhiều lần do sự thay đổi các yêu cầu quản lý của thuốc bảo hiểm y tế phù hợp với tình hình hiện tại. Về cơ bản, phần mềm cho các trạm y tế cũng giống như chương trình quản lý dược tại Bệnh viện Bảo Lâm, nhưng chú trọng phần xuất vật tư hơn là nhập vật tư. Vì phần nhập là nhập tự động và phần xuất lại xuất chi tiết cho từng bệnh nhân, từng đối tượng cụ thể giống như bán lẻ hàng hóa. Đầu vào của chương trình là hóa đơn nhập từ Trung tâm Y tế Bảo Lâm chép qua đĩa USB đem về và số lượng xuất cụ thể của từng bệnh nhân.
Đầu ra là hàng loạt các báo cáo theo yêu cầu của đơn vị chủ quản như: Báo cáo quyết toán thuốc, báo cáo xuất - nhập - tồn thuốc và vật tư y tế, báo cáo chi tiết cũng như tổng hợp của từng chương trình y tế cụ thể. Người sử dụng chương trình căn cứ vào đơn thuốc cấp cho bệnh nhân mà nhập vào máy, việc kiểm soát lượng vật tư còn hay hết và việc kết xuất báo cáo là do chương trình tự động tính toán theo yêu cầu của người sử dụng.
Qua nhiều lần cải tiến, chương trình quản lý dược - vật tư y tế tại bệnh viện huyện và các trạm y tế xã ở huyện Bảo Lâm có một số ưu điểm như: Không cho xuất số lượng âm. Xuất đơn thuốc ra… USB! Có nghĩa là cán bộ dược của tuyến xã không phải nhập số lượng thuốc nhận từ Trung tâm Y tế huyện về bằng tay, mà chương trình tự tích hợp để tăng số lượng thuốc mới nhận về. Nhận quyết toán thuốc cũng qua…USB! Nghĩa là kế toán dược không phải nhập báo cáo quyết toán thuốc của các đơn vị bằng tay mà chương trình tự tích hợp và trừ đi số lượng thuốc các đơn vị đã sử dụng trong tháng. Tự động hình thành nên một số báo cáo như: báo cáo tình hình sử dụng kháng sinh, sử dụng hóa chất, sử dụng vitamin trong đơn vị. Bất kỳ thời điểm nào kế toán dược cũng có thể trích xuất ra số lượng thuốc, vật tư tồn thực tế để phục vụ cho công tác kiểm kê kho. Thống kê được tình hình quyết toán, sử dụng thuốc - vật tư của các đơn vị trực thuộc để có hướng điều chỉnh cung ứng cho kịp thời. Cuối năm chương trình tự động chuyển số dư sang đầu năm sau và hình thành cơ sở dữ liệu mới cho năm sau. Chương trình rất thuận lợi trong việc nhập mã thẻ BHYT. Có hệ thống kiểm tra, theo dõi những sai sót của người sử dụng trong quá trình nhập số liệu và nguồn dữ liệu là nguồn mở do đó người sử dụng sẽ tự sửa chữa những sai sót do chương trình phát hiện.
Chương trình này có thể cài đặt trên bất kỳ hệ thống máy vi tính nào và phát triển để áp dụng vào bất kỳ mô hình quản lý kho dược nào của các đơn vị y tế.
DIỆU HIỀN
