Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động giải quyết công việc tại các cơ quan, đơn vị hành chính góp phần nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục hành chính theo chủ trương của tỉnh.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động giải quyếtcông việc tại các cơ quan, đơn vị hành chính góp phần nâng caohiệu quả cải cách thủ tục hành chính theo chủ trương của tỉnh những năm qua. Đặc biệt, trong đó hệ thống văn phòng điện tử (eOffice) đã mang lại nhiều tiện ích cũng như tính minh bạch hoá quy trình giải quyết thủ tục, song không phải cơ quan đơn vị nào cũng đảm bảo mức độ sẵn sàng ứng dụng phần mềm này vào xử lý công việc.
 |
| Chỉ cần rời máy tính sau 10 phút máy tính sẽ báo nhân viên đó vắng mặt trong phòng làm việc |
Văn phòng các cơ quan, đơn vị hành chính công hoạt động theo phương thức truyền thống lâu nay, là khi các giấy tờ, công văn chuyển qua đường bưu điện được văn thư vào sổ chuyển tới lãnh đạo cơ quan từ đó mới giao nội dung giải quyết công việc cho các bộ phận chức năng hay cá nhân phụ trách. Tuy nhiên, nếu ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử (eOffice) thì các văn bản, công văn từ Trung ương đến địa phương đều được số hoá ngay từ khi đến văn phòng,qua đó mọi hoạt động chuyển tải văn bản, công văn, chỉ thị và giải quyết xử lý những nội dung công việc đều được thực hiện trên môi trường mạng internet. Quy trình tiếp nhận, xử lý từ bộ phận văn phòng đến lãnh đạo cơ quan tới các phòng ban đều được mô tả, lưu giữ từng thời điểm ngày giờ và nếu bị ách tắc ở khâu nào, bộ phận nào cũng có thể truy xuất ngọn ngành.
Theo ông Đỗ Văn Vương – Trưởng phòng Công nghệ thông tin, Sở Thông tin và Truyền thông cho hay, ứng dụng văn phòng điện tử có nghĩa là các công văn đi, đến đã được tin học hoá. Qua đó, có thể giám sát việc xử lý công việc của từng cán bộ, nhân viên ra sao. Ai đang nắm giữ văn bản nào, đã xử lý chưa, đồng thời thống kê được các văn bản chưa xử lý tồn đọng trong ngày, tuần hoặc trong tháng. Ngay cả lãnh đạo phòng, lãnh đạo cơ quan đi vắng uỷ quyền cho cấp dưới các văn bản cũng tự động chuyển tới đến hộp thư người được uỷ quyền do đã được khai báo trên máy. Đặc biệt, dù lãnh đạo đi họp, đi công tác vẫn giám sát toàn bộ hoạt động của cơ quan, đơn vị mình, thậm chí cán bộ, nhân viên nào đi trễ hay rời khỏi phòng làm việc nửa tiếng, một tiếng đều được máy tính khai báo số thời gian cá nhân vắng mặt do không online, trực tuyến trên máy.
Theo Sở Thông tin và Truyền thông, việc ứng dụng văn phòng điệntử được triển khai từ năm 2008. Sau khi thực hiện thí điểm mới chuyển giao cho 9 cơ quan, đơn vị đầu tư ứng dụng vào năm 2010.Và đếnnay hệ thống văn phòng điện tử đã được triển khai đến 100% cáccơ quan quản lý nhà nước cấp sở, huyện và thành phố trong tỉnh. Để thực hiện ứng dụng văn phòng điện tử, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải có hạ tầng mạng nội bộ, đường truyền internet, thiết bị kết nối đồng bộ, nhất là mỗi cá nhân trong cơ quan, đơn vị phải được trang bị máy tính.
Việc ứng dụng phần mềm eOffice không quá phức tạp,đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ tin học cao mà chỉ cần tập huấn 1 ngày là người biết sử dụng máy tính cũng có thể thao tác được, thế nhưng để ứng dụng, vận hành đạt kết quả cao không phải cơ quan, đơn vị nào cũng mang lại hiệu quả như nhau. Theo Sở Thông tin và Truyền thông, qua kiểm tra việc triển khai sử dụng hệ thống eOffice tại các cơ quan, đơn vị cho thấy, kết quả khai thác và sử dụng hệ thống văn phòng điện tử tại các đơn vị bước đầu đã có tác động tích cực trong việc rút ngắn thời gian chuyển, nhận văn bản, giảm thiểu chi phí. Đồng thời qua đó nâng cao trình độ sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin trong đội ngũ cán bộ, công chức, tạo môi trườnglàm việc trên mang thân thiện, hỗ trợ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành. Đặc biệt góp phần minh bạch hoá các quy trình giải quyết công việc và nâng cao hiệu quả quá trình cải cách thủ tục hành chính tại các đơn vị. Song thực tế cũng chỉ ra, một số đơn vị mặc dù đã triển khai hệ thống văn phòng điện tử nhưng chưa sử dụng đầy đủ các chức năng hay chỉ sử dụng một vài tính năng đơn giản của hệ thống, thậm chí có một vài đơn vị còn chưa sử dụng.
Để đưa phần mềmvăn phòng điện tử vào ứng dụng trong các cơ quan, đơn vị, tỉnhđã đầu tư 10,5 tỷ đồng nhưng tại sao một số đơn vị lại đang lãng phí tài nguyên công nghệ tiện ích này? Ông Đỗ Văn Vương cho rằng, bên cạnh khó khăn về trang thiết bị tại một số đơn vị, nguyên nhân chính xuất phát từ sự thiếu quyết tâm vận hành phần mềm văn phòng điện tử của đội ngũ cán bộ công chức, viên chức, nhất là quyết tâm của lãnh đạo các đơn vị. Bởi lâu nay cán bộ công chức, viên chức có thói quen làm việc trên văn bản in sẵn nay phải đọc, xử lý trên máy, mà để thay đổi thói quen này đòi hỏi phải có quyết tâm và thời gian. Do đó, Sở đang tham mưu cho tỉnh xây dựng tiêu chí đánh giá mức độ sẵn sàng ứng dụng phần mềm này đối với các cơ quan, đơn vị để đưa vào đánh giá thi đua hàng năm nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng văn phòng điện tử trong các cơ quan, đơn vị trong thời gian đến.
KHẢI NHIÊN
