Thực hiện chỉ đạo của cấp trên về việc hướng đến xây dựng chính quyền điện tử, đổi mới quy trình thủ tục hành chính để phục vụ người dân, huyện Lạc Dương đã xây dựng kế hoạch thực hiện vấn đề này.
Thực hiện chỉ đạo của cấp trên về việc hướng đến xây dựng chính quyền điện tử, đổi mới quy trình thủ tục hành chính để phục vụ người dân, huyện Lạc Dương đã xây dựng kế hoạch thực hiện vấn đề này.
 |
| Đến nay, cơ bản các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện đã từng bước thực hiện áp dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT iOffice vào quản lý điều hành công việc. Ảnh: N.Ngà |
Để việc xây dựng chính quyền điện tử đi vào bài bản, hệ thống, hiệu quả; lãnh đạo huyện Lạc Dương đã quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân thông qua việc thành lập ban chỉ đạo thực hiện nội dung này với 12 thành viên. Mỗi cá nhân trong ban chỉ đạo có trách nhiệm cụ thể đối với việc tham mưu lãnh đạo huyện trong việc xây dựng phát triển chính quyền điện tử hướng tới chính quyền số, nền kinh tế số và xã hội số. Cùng với đó, lãnh đạo huyện Lạc Dương cũng kiện toàn tổ giúp việc cho ban chỉ đạo gồm 7 chuyên viên của văn phòng và các phòng ban. Các chuyên viên với chuyên môn cụ thể sẽ giúp ban chỉ đạo triển khai nội dung thực hiện cụ thể đến các địa phương.
Ông Đỗ Đại Dương - Phó Chánh Văn phòng UBND huyện, Tổ trưởng Tổ giúp việc cho biết: “Huyện Lạc Dương đã xây dựng kế hoạch thực hiện chính quyền điện tử khởi đầu với 4 nhóm nội dung chính gồm: Văn phòng điện tử, Quản lý hộ kinh doanh cá thể, Hệ thống xử phạt vi phạm hành chính và Tra cứu thông tin chính quyền thông minh. Trước mắt đã triển khai nội dung xây dựng văn phòng điện tử. Theo đó, Văn phòng Huyện ủy, HĐND, UBND huyện cũng như các phòng ban và các địa phương sẽ áp dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT iOffice với các chức năng chính: quản lý văn bản, xây dựng lịch công tác, hồ sơ công việc, quản lý họp, báo cáo thống kê...”.
Sau khi kết thúc đợt chạy thử nghiệm áp dụng phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT iOffice thành công, hiện Tổ giúp việc đã phối hợp với VNPT Lâm Đồng tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT iOffice cho các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn. Từ ngày 1/3/2019 đã tiến hành chạy song song Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT iOffice với phần mềm Eoffice và vận hành hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT iOffice thay thế phần mềm Eoffice từ ngày 1/4/2019.
Ông Đỗ Đại Dương nhấn mạnh: Kết quả vận hành ban đầu cho thấy, Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT iOffice với các chức năng chính là quản lý văn bản, xây dựng lịch công tác, hồ sơ công việc, quản lý họp, báo cáo thống kê… đã sử dụng tốt trên giao diện trang web hoặc ứng dụng trên điện thoại thông minh, Ipad. Bên cạnh đó, hệ thống có giao diện dễ sử dụng; quản lý được luồng văn bản, thời gian, tiến độ thực hiện văn bản được giao chi tiết của từng cơ quan, từng cá nhân; liên thông văn bản đến cấp tỉnh, huyện, xã và các cấp, các ngành. Đồng thời, hỗ trợ xây dựng lịch công tác của các cơ quan, đơn vị, quản lý lịch họp thông qua tin nhắn SMS; hỗ trợ văn thư một số tính năng như ghi âm trích yếu văn bản, dễ dàng kiểm soát sổ văn bản đi, đến; xử lý văn bản theo một chu trình khép kín, thuận tiện cho lãnh đạo, chuyên viên trong việc chỉ đạo, điều hành khi không có mặt ở cơ quan...
Theo kết quả khảo sát đánh giá từ Tổ giúp việc, đến tháng 4/2019, trong toàn hệ thống hành chính của Lạc Dương đã có 54 đơn vị sử dụng (kể cả đơn vị trường học) phần mềm này. Tổ giúp việc đã cung cấp 425 tài khoản cho các cơ quan, đơn vị.
Sau 1 tháng chính thức vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT iOffice, đã có 8.978 lượt truy cập hệ thống, thực hiện 18.303 lượt xử lý văn bản đối với 2.962 lượt văn bản (trong đó có 1.766 lượt văn bản đến và 1.196 lượt văn bản đi).
Đặc biệt, các văn bản cần thông tin đến người dân được kết nối với trang thông tin điện tử của huyện, do đó khi văn bản được ký ban hành sẽ xuất hiện ngay trên trang thông tin để người dân tiện truy cập, theo dõi.
Ông Sử Thanh Hoài - Chủ tịch UBND huyện Lạc Dương cho biết: “Với việc áp dụng phần mềm này đã giúp thay đổi căn bản phương thức làm việc của cán bộ, công chức văn phòng trong các công tác quản lý, tiếp nhận, xử lý và ban hành các văn bản hành chính. Thay vì trước đây chỉ có thể làm việc bằng giấy tờ thì nay các văn bản thông thường đều được điện tử hóa. Như vậy, kể cả khi đi công tác, lãnh đạo địa phương vẫn nắm bắt được từ khâu quản lý văn bản đến và phân công cho chuyên viên xử lý ngay lập tức, giúp đẩy nhanh tiến độ, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí in ấn phục vụ cho việc tra cứu xác thực hồ sơ đính kèm thông qua máy tính, ipad, smartphone. Các danh mục công việc được thể hiện chi tiết, cụ thể, tránh việc sót, nhầm lẫn. Việc tìm kiếm tài liệu dễ dàng. Việc sử dụng phần mềm này có nội dung áp dụng chữ ký số, bởi vậy có những văn bản được ký vào ngoài giờ hành chính để đảm bảo công việc được diễn ra trôi chảy”.
Ngoài ra, các thành viên Ban chỉ đạo cũng như Tổ giúp việc đã chỉ ra những vấn đề còn tồn tại như: Trong quá trình tổ chức thực hiện, các cơ quan, đơn vị chưa thực hiện luân chuyển văn bản theo đúng quy trình khép kín; văn thư xử lý văn bản đến sai thẩm quyền; chưa áp dụng triệt để chữ ký số trong quá trình ban hành văn bản... Đặc biệt, vấn đề phụ thuộc hoàn toàn vào đường truyền Internet đã được đề cập nhiều khi trong 2 ngày 19/4 và ngày 23/4 hệ thống liên thông văn bản bị lỗi, đã ảnh hưởng đến thời gian phát hành văn bản của hệ thống ra các đơn vị bên ngoài; nhảy số tự động trong sổ văn bản đi chưa khắc phục được; tính năng lọc trùng số đã có, tuy nhiên vẫn chưa thật sự tối ưu. Một số tính năng chưa có như: Hủy văn bản khi phát hành sai, chuyển tiếp văn bản đến khi chuyển thiếu; trong phần thông tin điều hành của phần mềm chưa xử lý được các loại file khác như powerpoint, file nén, các file trên 10MB không chuyển được...
Vì vậy, Ban Chỉ đạo Xây dựng chính quyền điện tử trên địa bàn huyện hiện đang tiếp tục rà soát, khắc phục các lỗi kỹ thuật, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu sử dụng của cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn huyện.
N.NGÀ
